1. Chức năng “Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính”
Tiếp nhận, duyệt hồ sơ nhận qua hệ thống đăng kí qua mạng.
Tiếp nhận, duyệt hồ sơ nhận từ các cơ quan một cửa liên thông. In phiếu biên nhận danh sách hồ sơ.
Bàn giao hồ sơ cho phòng ban chuyên môn. In phiếu biên nhận bàn giao.
Tra cứu, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ bên trong một cửa.
Trao đổi thông tin với công dân qua e-mail, sms.
2. Chức năng “Thụ lý hồ sơ thủ tục hành chính”
Cập nhật tiến độ thụ lý hồ sơ .
Cập nhật các ý kiến trao đổi trong quá trình thụ lý hồ sơ.
Cập nhật danh mục tài liệu của hồ sơ.
Yêu cầu bổ sung tới bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.
Cập nhật nội dung giấy phép, giấy chứng nhận.
In giấy phép, giấy chứng nhận, …
Trình các lãnh đạo phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ.
3. Chức năng “Phân công thụ lý”
Lãnh đạo phòng ban tiếp nhận hồ sơ và phân công thụ lý xuống nhân viên
Giao việc và kiểm soát tiến độ nhân viên
4. Chức năng “Phê duyệt hồ sơ thủ tục hành chính”
Phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ.
Cập nhật ý kiến chỉ đạo giải quyết hồ sơ.
Duyệt xem lịch sử giải quyết hồ sơ của các phòng chuyên môn, lịch sử bổ sung…
5. Chức năng “Trả kết quả”
Cập nhật thông tin trả kết quả.
Trả kết quả cho công dân hoặc chuyển hồ sơ tới cơ quan một cửa liên thông liên quan.
6. Chức năng “Báo cáo, thống kê tình hình hoạt động một cửa”
Kết suất thống kê tổng hợp về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
Kết suất thống kê tổng hợp về lệ phí đã thu
Và nhiều báo cáo chuyên môn khác nhau…
7. Giao dịch email, sms
Tự động thông báo tiến độ tới công dân qua email, sms. Công dân ngồi tại nhà, cơ quan vẫn có thể theo dõi hồ sơ của mình thực hiện tới bước nào, đang ở bộ phận nào của hệ thống một cửa.
Thông báo thời gian hẹn trả kết quả, thời gian gia hạn hẹn trả khi trễ hẹn. Thông báo nội dung bổ sung hồ sơ tới công dân lập tức khi có quyết định yêu cầu bổ sung. Thông báo hồ sơ xử lý xong và có thể nhận kết quả theo giấy hẹn.
8. Notification và chatting
Hệ thống tự động thông báo khi có hồ sơ mới chuyển tới, hồ sơ được phân công thụ lý. Cảnh báo các hồ sơ tới hạn trả kết quả. Thông báo khi có trao đổi, ý kiến xử lý trên hồ sơ.
Các cán bộ trong cơ quan một cửa, giữa các cơ quan một cửa liên thông có thể trao đổi với nhau qua hệ thống chatting. Ngồi tại chỗ làm việc, lãnh đạo có thể chỉ đạo trực tiếp việc xử lý hồ sơ của từng nhân viên.
9. Công cụ định nghĩa luồng công việc
Mỗi cơ quan một cửa, mỗi lĩnh vực xử lý đều có quy trình tiếp nhận, thụ lý, kí duyệt, trả kết quả, thu lệ phí… khác nhau. Quy trình này được mô hình hóa trên hệ thống nhờ công cụ định nghĩa luồng công việc.
Tạo lập, xóa bỏ, thiết lập quan hệ giữa các vị trí trên quy trình theo tài liệu ISO. Định nghĩa quyền hạn, trách nhiệm xử lý hồ sơ tại mỗi vị trí trên quy trình. Dựa trên quy trình định nghĩa, một cán bộ mới có thể dễ dàng làm việc dựa trên checklist được tạo sẵn trong quy trình.
10. Quản lý, truy suất hồ sơ
Các hồ sơ sau khi trả kết quả được lưu trữ vào kho hồ sơ phục vụ cho việc tra cứu và suất thông tin sau này. Toàn bộ nội dung hồ sơ được suất ra máy in để in ngay khi có nhu cầu. Hệ thống lưu trữ cả tiến độ và lịch sử quá trình xử lý hồ sơ.
11. Chức năng “Quản trị hệ thống”
Quản trị thông tin danh mục.
Quản trị cơ cấu phòng ban, người dùng và phân quyền.
Quản trị lĩnh vực, loại hồ sơ và luồng xử lý hồ sơ.
Quản trị các mẫu phiếu in, email, sms.
Quản trị cấu trúc sổ in kí nhận tiếp nhận và trả kết quả.
Quản trị các báo cáo.
12. Hệ thống phân quyền
Phầm mềm được thiết kế với nhiều chức năng tiện ích cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong hệ thống một cửa. Với từng đối tượng sử dụng, quản trị hệ thống có thể cấu hình thêm, bớt quyền hạn của đối tượng đó với từng loại dữ liệu khác nhau.
Các chức năng, tiện ích được quản lý dưới cấu trúc dạng cây và có khả năng mở rộng theo thời gian. Nó giúp cho việc nâng cấp tiện ích hỗ trợ người dùng được thực hiện dễ dàng bởi chính những người quản trị.
13. Chức năng “Cung cấp dịch vụ công qua mạng”
Tra cứu thông tin hướng dẫn thủ tục hành chính. Tải các biểu mẫu liên quan.
Tra cứu trạng thái giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính công tại cơ quan một cửa, trên mạng internet, qua SMS hoặc vấn tin trả lời tự động.
Đăng kí hồ sơ thủ tục hành chính qua mạng Internet. Nhận kết quả và nộp lệ phí tại cơ quan một cửa.
14. Chức năng “Liên thông hồ sơ thủ tục hành chính”
Tiến tới chính phủ điện tử thì việc chuyển hồ sơ giữa các cơ quan một cửa liên thông phải được thực hiện trên mạng. eGate đã sẵn sàng cho việc này, tất cả các hồ sơ lưu trữ trên eGate sẽ được mã hóa và kí điện tử để đảm bảo về an ninh thông tin.
Liên hệ: Tòa nhà Bkav - Yên Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội
Điện thoại (04) - 3763 2552 Fax (04) - 3782 2136
